Trabajar en la nube: consejos y cómo empezar
El Estado de Alarma hizo evidente la necesidad de trabajar en la nube. Aquellas PYMES que estaban preparadas para teletrabajar, pudieron continuar con su actividad de forma más o menos habitual, pero desde casa. En cambio, multitud de pequeñas empresas y autónomos se vieron avocados a la inactividad e, incluso, al cierre. Cómo empezar a trabajar en la nube puede causar cierto grado de incertidumbre. En este artículo aclaramos dudas y lanzamos una serie de breves consejos para migrar a la nube y, además, gratis.
¿Qué es trabajar en la nube?
Hasta hace pocos años, las empresas almacenaban todos sus datos en servidores y ordenadores locales que se encontraban, físicamente, en su oficina o sede. El robo, incendio o siniestro de estos equipos suponía, en muchos casos, la pérdida total de la información almacenada por la empresa. Aún en la actualidad, algunas empresas mantienen esta forma de trabajo.
La gran ventaja de trabajar en la nube es no depender de un equipo físico. El almacenaje de datos y los programas de gestión se encuentran en uno o varios servidores externos, gestionados por terceras empresas, especializadas en Cloud Computing y en ciberseguridad. Muchos de estos servicios son gratuitos, pero hay otros por los que merece la pena pagar una cuota mensual. Trabajar en la nube es, para las empresas, la forma más sencilla de acceder a un puesto de trabajo, desde cualquier PC y desde cualquier parte del mundo. Del mismo modo, se facilita el trabajo en equipo y colaborativo, al poder compartir en tiempo real cualquier documento o proyecto.
Ejemplos de trabajar en la nube
Herramientas de ofimática y almacenaje
Aplicaciones como Google Drive son un claro ejemplo de trabajar en la nube gratis y no depender de un equipo físico. Drive, además de almacenaje, incluye Google Docs (equivalente a word) y Google Sheets (equivalente a excel), entre otras herramientas, por lo que podemos crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones, entre otras cosas.
En su misma categoría podríamos clasificar la versión en la nube de su competencia directa: OneDrive y Microsfot 365 (antes Office 365). Asimismo, Dropbox también es una de las herramientas fuertes, si hablamos de almacenamiento en la nube.
Herramientas de diseño gráfico
Si lo que necesitamos es crear carteles para un comercio, o publicaciones atractivas para redes sociales, Canva es una buena solución gratuita para no instalar ningún software en nuestro equipo físico.
Otra herramienta útil para crear buenas imágenes y vídeos para redes sociales es Adobe Spark. Si además queremos hacer infografías, dossiers o presentaciones, tal vez nos interese Genially.
Herramientas de gestión empresarial
En el caso de necesitar un programa o software de gestión empresarial, con terminal punto de venta (TPV) incluido, una genial opción gratuita es Dolibarr ERP/CRM. En este caso, existe la posibilidad de instalar la aplicación en el mismo servidor que esté alojada nuestra web, o bien podemos optar por un servicio externo de pago, o partner, con soporte técnico incluido.
Otra opción a barajar, pero de pago, es la aplicación de contabilidad y facturación en la nube Sage Business Cloud. Esta herramienta es accesible incluso desde un smartphone y, además, cuenta con mejoras continuas y soporte técnico.
Consejos para trabajar en la nube
No depender de un equipo físico para acceder a tus documentos, proyectos y programas de gestión es un gran avance. Estés donde estés, y desde cualquier equipo, podrás acceder a tu puesto de trabajo. Pero esto también tiene sus riesgos.
Utilizar distintos equipos e, incluso, ocasionalmente equipos ajenos, de amigos o familiares, puede ser una grave brecha de seguridad para nuestras cuentas de usuario en la nube. En este sentido, nunca deberíamos guardar los datos de inicio de sesión (usuario y contraseña) en ningún equipo. Tampoco podemos saber, a ciencia cierta, si un equipo ajeno está infectado por algún virus.
Muchos proveedores de servicios en la nube ofrecen la posibilidad de configurar la autenticación en dos pasos, de modo que, tras introducir nuestras credenciales, deberemos confirmar el inicio de sesión con un mensaje o código que llegará a nuestro smartphone.
Por otra parte, cuando trabajamos en la nube desde casa o fuera de la oficina, a menudo terminamos haciendo horas de más y descuidando la vida familiar. Por ello, es muy recomendable establecer unos horarios y asignar un espacio de la vivienda al teletrabajo.
Imagen de Scott Graham en Unsplash